پلمپ دفاتر

این دفاتر بر طبق ماده ۶ قانون تجارت به صورت زیر هستند:

• دفتر کل: دفتر کل شامل همه ریز هزینه‌ های موجود در دفتر روزنامه اما به صورت هفتگی است.
• دفتر روزنامه: دفتری که در آن همه هزینه‌ ها و سود و زیان‌ های یک شرکت به طور روزانه ثبت می‌ شود و طی مراحل خاصی به مراجع ذی ربط تحویل داده می‌ شود.
• دفتر دارایی: دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را ریز به ریز مشخص کرده و در آن دفتر ثبت و امضا نماید. این کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام گیرد.
• دفتر کپیه یا اندیکس: دفتری است که تاجر باید تمام مراسلات و نامه‌ های صادره و وارده، تلکس، تلگراف‌ ها، فاکتورها و فارکس‌ های خود را در آن ثبت نماید.

هر یک از این دفترها برحسب میزان کارکرد در سه دسته ۱۵۰ برگ یا ۵۰ برگ و یا ۱۰۰ برگ قرار دارند. همه شرکت‌ ها برای مشخص کردن میزان عملکرد مالی باید کارکرد خود را محاسبه کنند. بعد از آن نیاز هست تا این دفاتر را تهیه کنند.

اگر این دفاتر را اخذ نکنید یا پس از دریافت، آن را تکمیل ننمایید و ارائه ندهید، مالیاتی علی الرأس برای شرکت‌ تان محاسبه می‌ شود. مبنای محاسبه‌ ی این مالیات به جای اسناد و مدارک مودی، قراین و ضرایب مالیاتی هستند. طبق این قانون اگر چنین اظهارنامه‌ ای به دست تان برسد، پرونده شما توسط کارشناسان ارشد مالیاتی مورد رسیدگی قرار می‌ گیرد. در صورتی که شرکت فعالیت نداشته باشد، باید برای اعلام عدم فعالیت شرکت و همچنین میزان دارایی‌ های شرکت دفاتر پلمپ را به صورت خالی و سفید ارائه دهید.

دفاتر قانونی که از طرف سازمان امور مالیاتی تأیید شده باشند؛ دفاتری هستند که مطابق قوانین مواد ۱۱ و ۱۲ قانون تجارت در ادارات ثبت و اسناد و همچنین دفاتر مشاغل اداره امور اقتصادی و دارایی، پلمپ گردیده باشند.

دفاتر تجاری در صورتی که مطابق قانون تنظیم بشوند، در تسهیل کار تجار نقش بسیار مثبتی را خواهند داشت. ولی اگر در تنظیم آن‌ ها مراعات وجوه قانونی نشده باشد، آثار سوئی علیه تاجر خواهد بود. اگر دفاتر تجاری مشکلات زیر را داشته باشند مورد قبول قرار نمی‌ گیرند:

۱. در مواردی که فرد دیگر تاجر نباشد، در این صورت فقط ممکن است جزء قرائن و امارات ادعای او قرار گیرد.

۲. وقتی که بی‌ اعتباری دفتر قبلاً در موردی در محکمه ثابت شده باشد.

۳. وقتی که در دفتر بی‌ ترتیبی و اغتشاشی کشف شود که به نفع صاحب دفتر باشد.

۴. در صورتی که ثابت شود اوراق دفتر تراشیدگی دارد، یا اوراق جدیدی داخل آن شده است. موارد ۳ و ۴ به خودی خود اهمیت پلمپ این دفاتر را نشان می‌ دهند. بر طبق ماده ۱۱ قانون تجارت “دفاتر مذکور در ماده ۶ به استثناء دفتر کپیه، قبل از آن که در آن چیزی نوشته شده باشد توسط نماینده اداره ثبت (که مطابق نظامنامه وزارت عدلیه معین می‌ شود) امضاء خواهد شد. برای دفتر کپیه امضای مزبور لازم نیست ولی باید اوراق آن دارای نمره ترتیبی باشد.” این پلمپ و مهر شدن دفاتر برای جلوگیری از تقلب صورت می‌ گیرد. جدا از دفاتر گفته شده در صورتی که وزارت دادگستری صلاح بداند، ممکن است دفاتر دیگری نیز نیاز به پلمپ و مهر داشته باشند.

هر ساله قبل از شروع سال مالی جدید باید جهت اخذ دفاتر پلمپ اقدام کرد. البته اگر قبل از پایان سال مالی صفحات دفتر به اتمام برسد و شرکت نیاز به دفاتر جدید داشته باشد می‌ توان برای اخذ نمونه سفید اقدام نماید.

دفاتر پلمپ برای ثبت مراودات تجاری مورد استفاده قرار می‌ گیرند بنابراین باید با شروع فعالیت دریافت شوند. این دفاتر برای یک سال مالی خواهند داشت که پیش از شروع سال مالی و تا قبل از اتمام سال باید دریافت و تکمیل شوند. البته می‌ توان دفاتر سال بعد را در سال جاری نیز دریافت کرد اما امکان پلمپ دفاتر سال گذشته وجود ندارد.

۱. مراجعه به سایت اینترنتی اداره ثبت شرکت‌ ها

۲. مراجعه به بخش پلمپ دفاتر تجاری

۳. در قسمت اطلاعات متقاضی پلمپ، نوع شخص (حقیقی یا حقوقی) را مشخص نمایید

۴. وارد کردن اطلاعات شناسه ملی و شماره تلفن ثابت و کد پستی برای اشخاص حقوقی الزامی است.

۵. پیامک‌ های مربوط به مراحل انجام کار به شماره تلفن همراه وارد شده در این قسمت ارسال خواهد شد.

۶. شروع سال مالی و ماه مالی را وارد کنید. این تاریخ باید بر اساس آنچه در اساسنامه شرکت درج شده است تکمیل شود.

۷. پایان سال مالی توسط سامانه محاسبه خواهد شد.

۸. تاریخ درخواست ثبت پلمپ دفاتر تجاری در پورتال اداره ثبت شرکت‌ ها مبنای شروع سال مالی نخواهد بود.

۹. تکمیل اطلاعات آدرس محل دریافت دفاتر پلمپ‌شده دفاتر تجاری پس از پلمپ به این نشانی فرستاده خواهند شد.

۱۰. بررسی اطلاعات در نظر گرفته شده است

۱۱. کلیک بر روی گزینۀ تأیید اطلاعات

۱۲. دریافت شماره پیگیری

۱۳. وارد کردن مشخصات اعضای هیئت‌مدیره و سمت آن‌ ها را در سامانه

۱۴. مشخص کردن مدت تصدی و وضعیت حق امضای آن‌ ها

۱۵. پر کردن فرم دفتر مورد تقاضای شخص که باید نوع دفتر تجاری مورد تقاضا برای پلمپ را انتخاب کنید.

۱۶. ذخیره اطلاعات

۱۷. تأیید صحت اطلاعات دفاتر

۱۸. تأیید اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری و مدارک مورد نیاز برای ثبت آن‌ ها

۱۹. پذیرش نهایی

۲۰. دریافت اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر به صورت اینترنتی

۲۱. ارسال اظهارنامه پس از مهر و امضا، از طریق پست به اداره ثبت شرکت‌ های استانی که شرکت در آن واقع است.

نمونه فرم این گواهی به صورت زیر است: شرکت / خانم / آقا دفاتر خود را در تاریخ….. با شماره….. در این اداره کل پلمپ نموده است. این گواهی حسب درخواست متقاضی جهت ارائه به….. صادر گردیده است.

اداره ثبت شرکت‌ ها و مؤسسات غیرتجاری

شما به کمک شماره پیگیری که که زمان ثبت اطلاعات و درخواست دفاتر پلمپ دریافت کرده‌ اید؛ می‌توانید از طریق سامانه به پیگیری دفاتر پلمپ بپردازید.